1. Cine suntem
Exxa Accounting SRL (denumită în continuare „Exxa", „noi", „ne" sau „al nostru"), cu sediul în București, România, este operatorul de date în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) pentru datele pe care le colectăm de la utilizatorii platformei noastre disponibilă la exxa.ro.
Dacă aveți întrebări privind prelucrarea datelor dumneavoastră, ne puteți contacta la dpo@exxa.ro.
2. Date colectate
2.1 Date furnizate direct de dumneavoastră
- Date de cont: nume, prenume, adresă de email, număr de telefon;
- Date de firmă: denumire, CUI, număr de înregistrare, adresă, cont bancar;
- Documente încărcate: facturi, chitanțe, contracte și alte documente contabile sau fiscale;
- Comunicări: mesajele din tichete și comentariile adăugate în platformă;
- Date de facturare: adresă de facturare (datele de card sunt gestionate exclusiv de Stripe).
2.2 Date colectate automat
- Date de utilizare: paginile vizitate, funcționalitățile utilizate, ora și durata sesiunilor;
- Date tehnice: adresa IP, tipul de browser, sistemul de operare, identificatori de dispozitiv;
- Jurnale de activitate: acțiunile efectuate în platformă (upload documente, creare tichete etc.);
- Cookie-uri: conform Politicii noastre de Cookies.
2.3 Date primite de la terți
- Clerk (autentificare): la autentificare, primim de la Clerk date de profil de bază (email, nume, identificator unic).
3. Cum folosim datele
Folosim datele colectate pentru a:
- Furniza, opera și îmbunătăți serviciile platformei;
- Gestiona contul și abonamentul dumneavoastră;
- Trimite notificări operaționale legate de serviciu (alerte fiscale, mementouri, actualizări tichete);
- Procesa plățile prin Stripe;
- Asigura securitatea și integritatea platformei;
- Respecta obligațiile legale și fiscale ale Exxa;
- Oferi suport tehnic și rezolva solicitările dumneavoastră.
4. Temeiuri legale (GDPR Art. 6)
Prelucrăm datele dumneavoastră în temeiul unuia sau mai multor temeiuri legale:
- Executarea unui contract (Art. 6(1)(b)): pentru furnizarea serviciilor platformei și gestionarea abonamentului;
- Interes legitim (Art. 6(1)(f)): pentru securitatea platformei, detectarea fraudei și îmbunătățirea serviciilor;
- Obligație legală (Art. 6(1)(c)): pentru respectarea cerințelor fiscale și contabile aplicabile Exxa;
- Consimțământ (Art. 6(1)(a)): pentru cookie-uri opționale și comunicări de marketing, atunci când este cazul.
5. Cu cine partajăm datele
Nu vindem datele dumneavoastră. Putem partaja date cu:
- Clerk (autentificare) — gestionează identitățile utilizatorilor. Datele sunt procesate conform DPA-ului lor;
- Neon (Neon Tech Inc.) — stocarea bazei de date PostgreSQL pe servere în UE (eu-central-1);
- Vercel Inc. — infrastructura de hosting. Datele sunt procesate conform GDPR prin mecanisme de transfer adecvate;
- Stripe Inc. — procesarea plăților. Stripe este un operator independent de date pentru datele de plată;
- Google LLC (Google Analytics) — analiză statistică anonimizată a traficului, doar cu consimțământul dumneavoastră. IP anonymization activat;
- PostHog Inc. — analiză comportamentală pentru îmbunătățirea platformei, doar cu consimțământul dumneavoastră. Date stocate pe servere europene (eu.i.posthog.com);
- Autorități competente — când suntem obligați prin lege (ANAF, instanțe etc.);
- Alți subcontractanți — cu contracte de prelucrare a datelor (DPA) corespunzătoare, listați la cerere.
6. Retenție date
Păstrăm datele dumneavoastră conform următoarei politici:
- Date de cont activ: pe durata abonamentului și 30 de zile după reziliere, pentru a permite exportul datelor;
- Jurnale de activitate: implicit pe termen nedeterminat pentru conturi active; firmele pot configura ștergerea automată după 30–365 de zile;
- Documente contabile: conform perioadelor legale de arhivare (minimum 5 ani conform legislației române);
- Date de facturare: minimum 5 ani conform cerințelor fiscale;
- Date de backup: maxim 30 de zile după ștergerea contului principal.
7. Drepturile tale (GDPR)
Conform GDPR, aveți următoarele drepturi:
- Dreptul de acces (Art. 15): puteți solicita o copie a datelor pe care le prelucrăm;
- Dreptul la rectificare (Art. 16): puteți corecta datele inexacte;
- Dreptul la ștergere (Art. 17): puteți solicita ștergerea datelor în anumite circumstanțe;
- Dreptul la restricționarea prelucrării (Art. 18): în cazuri specifice;
- Dreptul la portabilitate (Art. 20): puteți primi datele furnizate de dumneavoastră în format structurat;
- Dreptul de opoziție (Art. 21): față de prelucrările bazate pe interes legitim;
- Dreptul de a retrage consimțământul: fără a afecta legalitatea prelucrărilor anterioare.
Exportul datelor și anonimizarea contului sunt disponibile direct din platformă, la Setări → GDPR & Date. Pentru alte cereri, contactați dpo@exxa.ro. Răspundem în maximum 30 de zile.
Aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), la adresa anspdcp.eu.ro.
8. Securitate
Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor, inclusiv:
- Criptare în tranzit (TLS 1.3) și în repaus;
- Autentificare OAuth2 gestionată de Kinde, cu suport pentru 2FA;
- Acces bazat pe roluri (RBAC) pentru datele din platformă;
- Monitorizarea jurnalelor de acces și detectarea anomaliilor;
- Backup-uri regulate ale bazei de date.
În cazul unui incident de securitate care afectează datele dumneavoastră, vă vom notifica în conformitate cu cerințele GDPR (în termen de 72 de ore de la constatare).
9. Transferuri internaționale
Datele sunt stocate primar pe servere localizate în Uniunea Europeană. Unii dintre furnizorii noștri (Vercel, Stripe) sunt companii cu sediul în SUA. Transferurile se realizează pe baza Clauzelor Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană sau a altor mecanisme adecvate de transfer prevăzute de GDPR.
10. Cookie-uri
Folosim cookie-uri esențiale pentru autentificare și funcționarea platformei, și cookie-uri opționale cu consimțământul dumneavoastră. Detalii complete în Politica noastră de Cookies.
11. Modificări
Putem actualiza această Politică pentru a reflecta modificări ale practicilor noastre sau ale cerințelor legale. Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină cu data revizuirii. Modificările semnificative vor fi comunicate prin email.
12. Contact & DPO
Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră sau orice întrebări privind prelucrarea datelor:
- Email DPO: dpo@exxa.ro
- Email general: contact@exxa.ro
- Adresă: Exxa Accounting SRL, București, România