1. Angajamentul nostru
Exxa Accounting SRL este angajată să prelucreze datele cu caracter personal în mod legal, echitabil și transparent, în deplină conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR — Regulamentul UE 2016/679), transpus în legislația națională prin Legea nr. 190/2018.
Principiile care ghidează prelucrarea datelor în Exxa:
- Legalitate, echitate și transparență — datele sunt prelucrate cu temei legal clar;
- Limitarea scopului — datele sunt colectate pentru scopuri determinate, explicite și legitime;
- Minimizarea datelor — colectăm doar datele strict necesare;
- Exactitate — depunem eforturi pentru menținerea datelor actualizate;
- Limitarea stocării — păstrăm datele doar pe durata necesară;
- Integritate și confidențialitate — implementăm măsuri de securitate adecvate.
2. Drepturile tale GDPR
În calitate de persoană vizată, beneficiezi de următoarele drepturi garantate de GDPR:
Dreptul de acces (Art. 15)
Ai dreptul să obții o confirmare dacă datele tale personale sunt prelucrate și, dacă da, accesul la acestea și informații despre: scopurile prelucrării, categoriile de date, destinatarii, durata stocării, dreptul de rectificare/ștergere și dreptul de a depune plângere.
În platformă: Setări → GDPR & Date → Descarcă datele mele (JSON).
Dreptul la rectificare (Art. 16)
Ai dreptul să obții rectificarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete, fără întârzieri nejustificate.
În platformă: datele de profil pot fi actualizate direct din secțiunea de profil.
Dreptul la ștergere / „dreptul de a fi uitat" (Art. 17)
Ai dreptul să obții ștergerea datelor tale dacă: nu mai sunt necesare scopului colectării, îți retragi consimțământul, te opui prelucrării, datele au fost prelucrate ilegal, sau ștergerea e necesară pentru respectarea unei obligații legale.
În platformă: Setări → GDPR & Date → Solicită ștergerea datelor personale. Această acțiune anonimizează datele tale de identificare și creează un jurnal de audit.
Dreptul la restricționarea prelucrării (Art. 18)
Ai dreptul să obții restricționarea prelucrării în cazurile în care: contești exactitatea datelor (pe durata verificării), prelucrarea este ilegală dar nu dorești ștergerea, avem nevoie de date pentru constatarea unui drept juridic, sau te-ai opus prelucrării (pe durata verificării).
Dreptul la portabilitate (Art. 20)
Ai dreptul să primești datele furnizate de tine într-un format structurat, utilizat frecvent și care poate fi citit automat (JSON), și să le transmiți unui alt operator.
În platformă: export disponibil la Setări → GDPR & Date.
Dreptul de opoziție (Art. 21)
Ai dreptul de a te opune prelucrării bazate pe interesul legitim al Exxa. De asemenea, te poți opune oricând prelucrării datelor în scopuri de marketing direct.
Dreptul de a retrage consimțământul (Art. 7(3))
Acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământul tău (ex. cookie-uri opționale, emailuri de marketing), poți retrage consimțământul oricând, fără a afecta legalitatea prelucrărilor anterioare.
În platformă: Setări → GDPR & Date → Consimțământ email-uri.
Drepturi privind deciziile automate (Art. 22)
Exxa nu utilizează procese decizionale automate sau profilare cu efecte juridice semnificative asupra utilizatorilor.
3. Cum îți exerciți drepturile
Multe drepturi pot fi exercitate direct din platformă, din secțiunea Setări → GDPR & Date. Pentru celelalte cereri, trimite un email la dpo@exxa.ro cu subiectul „Cerere GDPR" și specifică:
- Dreptul pe care dorești să-l exerciți;
- Datele de identificare (email asociat contului);
- Orice detalii relevante cererii tale.
Vom răspunde în termen de 30 de zile calendaristice. În cazuri complexe, termenul poate fi extins cu încă 60 de zile, cu notificarea ta. Serviciul este gratuit. În cazul cererilor vădit nefondate sau excesive, putem percepe o taxă rezonabilă sau refuza cererea.
4. Operatorul de date
Exxa Accounting SRL este operatorul de date pentru informațiile pe care le colectăm de la utilizatorii platformei noastre.
- Sediu: București, România
- Email DPO: dpo@exxa.ro
5. Dubla calitate — operator / împuternicit
Firmele de contabilitate care utilizează Exxa sunt operatori de date pentru datele clienților lor (date personale ale angajaților, administratorilor etc.). În această relație, Exxa acționează ca împuternicit al operatorului (processor) și prelucrează aceste date doar conform instrucțiunilor firmei de contabilitate.
Un Acord de Prelucrare a Datelor (DPA) poate fi semnat la solicitare, contactând dpo@exxa.ro.
6. Transferuri de date
Datele sunt stocate în Uniunea Europeană (Neon — eu-central-1). Unii furnizori de servicii (Vercel, Stripe, Clerk) sunt stabiliți în SUA. Transferurile sunt reglementate prin:
- Clauze Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană;
- Data Privacy Framework UE-SUA (pentru furnizorii certificați).
7. Incidente de securitate
În caz de incident de securitate care implică date cu caracter personal:
- Notificăm ANSPDCP în termen de 72 de ore de la constatare (Art. 33 GDPR);
- Notificăm persoanele vizate afectate când incidentul prezintă un risc ridicat pentru drepturile și libertățile acestora (Art. 34 GDPR);
- Documentăm orice incident de securitate în registrul intern de evidență a incidentelor.
8. Plângeri și autoritate de supraveghere
Ai dreptul să depui o plângere la autoritatea de supraveghere din România:
- Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
- Website: anspdcp.eu.ro
- Email: anspdcp@dataprotection.ro
- Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București
Te încurajăm să ne contactezi mai întâi pentru a rezolva orice nelămurire direct și rapid.
9. Contact DPO
Responsabilul nostru cu protecția datelor (DPO) poate fi contactat pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor cu caracter personal:
- Email: dpo@exxa.ro
- Subiect email recomandat: „Cerere GDPR — [dreptul solicitat]"
- Program răspuns: 1–5 zile lucrătoare pentru confirmare, 30 de zile pentru soluționare